今日のテーマは、オンJOBZoomの使い方講師養成講座の認定講師、川嶋まなみ先生のZoomの使い方です。
皆さん、これから年末年始、新年を迎えていきますので、起業家の皆さんでしたら、色々な勉強会などをする機会が多くなってくるかと思います。
年末年始は、実はオンラインの勉強会のチャンスです。
年末年始は、少しゆっくりした時間が取れるというのと、それから来年からちょっと新しいことやってみたいな、などと思う時期でもあります。
そんな時に、自宅や室内で、遠くに出かけたりもせずに勉強することができるのが、やはりZoomの魅力の1つだと思います。
2024年前半を有利なものにするために、年末年始の時間を活用して学ばれる方が非常に多いですので、今日はZoomを使ってホストとして勉強会を開催するやり方の基本と全体像をお伝えしようと思います。
Zoomミーティングをスケジューリングしよう
主催者がやることは、
1、スケジューリング
2、招待リンクを送信
3、開始前の準備
4、プレゼン・画面共有
5、レコーディング
これらが主催者としてZoomで操作することになります。
言葉だけ見ると、イメージしにくいなとか難しそうだなと思われるかもしれませんが、こんな例えを用意しました。
例えば、結婚披露パーティーをすると決めた時に、まずは企画をして会場を抑えますよね。
会場を抑えたら、参加者の方に招待状を送ると思います。
そして当日開始前にリハーサルをして、会が始まったら皆さんにお話を聞いていただいたり姿を見ていただいたりするのですが、最近の結婚式はスクリーンに色々なものを映しながらみんなで見るということもたくさんありますよね。
そして、このようなパーティーでは撮影をよくされると思います。
ビデオ撮影した動画を後々家族にプレゼントしたり、参加された方に見ていただいたりもするかと思います。
この流れとほぼ同じです。
Zoomミーティングでは、会場を抑えるのがスケジューリングです。
そして招待状を送るのがスケジューリングで作られた情報、招待リンクを送ることになります。
開始前のリハーサルは、開始前の準備に当たりますね。
そして開始、スクリーンを見るというのは、Zoomミーティングの中ではプレゼンをしたり画面共有ということになります。
ビデオ撮影については、Zoomミーティングの中でレコーディングができますので、これで動画を撮って後ほど配布するということができます。
これらがホストとしてできるようになるといいことです。
Zoomアプリ/主催者は有料版がおすすめ
それでは、ここからはZoomミーティング開催のための全体像をお伝えしてまいります。
まずは事前準備が必要です。
Zoomミーティングを開催するのに、皆さんZoomのアプリがきちんと入っていますか？
まだやったことがない方は、意外とZoomのアプリを入れてない方が結構いらっしゃるんですね。
是非入手しましょう。無料で手に入ります。
Zoomのウェブサイトにアクセスします。Zoom.USです。
アクセスをすると、上の方に「リソース」というメニューがあります。
そこから「ダウンロードセンター」というボタンをクリックしましょう。
「Zoomデスクトップクライアント」というのがあります。
そして水色の「ダウンロード」というボタンを押すと、自分のパソコンにZoomのアプリケーションを入れることができます。
Zoomのアプリケーションを入れることができたら、すでに開催するファーストステップはここまでです。
Zoomは無料でも使えますが有料版もあります。
どちらがいいのかよく聞かれますが、比較する材料として非常に大事なのは開催時間です。
ベーシックという無料版は、40分までになっています。
40分はあっという間です。40分経つと本当にブチっと切れてしまいますので、主催者としてはやはり40分で終わってしまうのはかなり厳しいものがあると思います。
ですから、主催者としては有料版を使うようにしましょう。
有料版なら1,800分（30時間）を1つのミーティングで使うことができますので、是非有料版にしておきましょう。
有料も月額で2,000円ぐらいですので、お仕事として使われるなら投資として絶対に必要なものと考えていただいた方がよろしいかなと思います。
Zoomにサインアップ、これは会員登録のようなものです。
そしてプロ版（有料版）の申し込みをする、是非ここまで準備をしておきましょう。
ここからは会場を抑える（スケジューリング）というところです。
スケジューリングをするにあたって、まずパソコンに入れたZoomのアプリケーションを立ち上げる必要があります。
アプリケーションを入れたばかりだと、最初に起動するとこのような画面が出ます。
ミーティングに参加、サインアップ、サインインと3つのボタンが出ますので、サインインのところをクリックしましょう。
そしてこのような画面が出ますので、サインインに必要な情報を入力します。
おそらく大半の方がメールアドレスとパスワードで会員登録されると思います。その会員登録された時の情報を入れていただければ結構です。
Googleのパスワードなどで登録されている方もいらっしゃるので、その場合には下の方にあるボタンから進んでください。
無事にサインインができたら、このような画面が出ます。
これをオンJOBでは起動画面と言っております。
この起動画面が出たら、4つボタンがある中の左下のスケジュールから会場の準備をスタートします。
ここからは実際の画面で説明をさせていただきます。
先ほどのスライドとは若干ボタンの中身が違うかと思います。
現在Zoomを使っている状態なので、押せるボタンと押せないボタンが発生しているわけです。
それではスケジューリングをやってみましょう。
スケジュールのボタンを押します。「ミーティングをスケジューリング」という画面が出てきました。
1番上に「トピック」とあります。こちらには開催する勉強会とかお茶会などの名前を入れます。
例えば、「Zoom勉強会」という名前の会を開催することにします。
次に日時です。日時はスタートの時間と終わりの目安の時間を入れます。あくまで目安なので、多少遅れてしまったり過ぎてしまうことがあっても問題なく使うことができますのでご安心ください。
それから出席者のところに継続的なミーティングチャットを有効にするというのがあるのですが、これはオンで最初スタートしてしまうのですが、ぜひオフにしましょう。
これをオンにしていると、この会が終了した後でもZoomの中のミーティングチャットを使えるような形に移行していってしまいます。
後々これを使うことはほぼないので、初心者さんは特にオフにしていただいた方がいいです。
それからセキュリティのところで、「パスコード」か「待合室」または「認証されているユーザーしか参加できません」というのがあるのですが、どれか1つ必ず必要になります。
「パスコード」と「待合室」に大体チェックがついていることが多いので、このまま進めていただいて結構です。
そしてビデオに、ホスト オン/オフとか参加者 オン/オフとありますが、これはスタート時どちらでスタートするかです。
ここはお好きな方に決めていただければ結構です。
オーディオについては、「コンピュータオーディオ」一択にしましょう。
電話回線でZoomを繋ぐ方は、今ほとんどいらっしゃらないのと、電話を選択肢に入れてしまうと先ほどお伝えした招待リンク（URL）がすごく長い案内文になってしまいます。
カレンダーについては、OutlookとかGoogleカレンダーを連携されている方はこちらでもいいのですが、初心者さんは「他のカレンダー」というのを選んでいただいた方がよろしいかなと思います。
最後に、右下の「保存」ボタンをクリックします。
そうしますと、「ミーティングがスケジューリングされました」という画面が出てきます。
こちらの文章を使って皆さんにご案内を出すことも可能です。
この中で必ず必要なのは、「参加Zoomミーティング」と書いてあるURLと「ミーティングID」「パスコードを設定する」になります。
ここに関しては必ず参加予定の方に招待状としてお送りするようにしましょう。
これを全文使うということであれば、「クリップボードにコピー」というボタンを押せば文章全部をコピーして、例えばメールとかLINEとかメッセンジャーとか色々なところにそのまま貼り付けができますので、是非ご活用いただければと思います。
Zoom/招待リンクの印象の良い送り方
それでは次は、招待リンクを送ります。
先ほどスケジューリングをしました。そこでZoomの方から例文として案内文を出してくれているので、このまま送ってもいいのですが、若干味気ない印象はあります。
Zoomが作った文章だというのがやはり分かってしまうので、少しアレンジしていただくのを私はお勧めをしています。
先ほど、「参加Zoomミーティング」と「ミーティングID」「パスコード」は必ず必要ですよとお伝えしました。
ここの部分は、必ず1文字も間違わないようにコピーしましょう。
間違えてしまうとZoomに入れなくなってしまうので、ここはご注意ください。
重要な部分は流用して、あとは私はいつも頭の部分に自分のメッセージを入れています。
例えば、「⚫︎⚫︎勉強会のお知らせ。こんにちは、⚫︎⚫︎の川嶋です。何月何日勉強会します。是非来てくださいね」ということで文章を作っています。
こうすると、やはり自分の作った招待状になりますし、受け取られた方としてもやはり印象は良くなるのではないかなと思います。
Zoom/開始前の大切な準備とは？
次は、開始前の準備になります。
当日を迎えたら準備が必要です。開始前にやはりやっておくことがあります。
大きく3つです。
- Zoomアプリの更新
- 機材の確認
- マイク・ビデオの確認
まずはZoomアプリの更新についてお話していきます。
Zoomのアプリケーションは無料で配布されていて、そのまま使えてすごく便利なものです。
そして、Zoom社がその時々のネットワーク環境やウェブ上の色々な仕組みに合わせるような形で、アプリケーション自体もどんどん新しく更新をしてくれています。
また、追加の機能とかも入ってくるので、やはり主催者としては会を開く前にはきちんと新しい状態にしておくというのを心がけておきましょう。
古いまま使っていると不具合が出たり、稀ですが参加者さんが入れないということが発生します。
そのようなことを防げるように、Zoomアプリは常に最新版にしておくことを心がけておきましょう。
アプリの更新の仕方は、起動画面右上のアイコン（自分の顔写真もしくは名前が入ったボタン）をクリックし、更新をチェックを押して出てきた案内に従って更新をしていきます。
更新不要の場合は、「更新不要」と案内が出ますのでご安心いただければと思います。
次に機材の確認です。
機材の確認というと、とても大掛かりで難しそうな感じに聞こえるのですが、本当に基本的なところです。
まずはご自身のパソコンの状態を確認しておきましょう。
例えば、もう何時間も前から準備に取りかかっていてパソコンが熱々だったりすると、不具合が起きやすくなります。
そのような状態にならないように、パソコンはZoomのミーティングの開始前に少し休ませておいた方がいいです。
また、私もよくやってしまうのですが、ノートパソコンにバッテリーを差しておくのを忘れてしまうと、ミーティング中に充電が切れますという案内が出てしまったりするので気をつけておきましょう。
それから通信環境です。普段から使っている通信環境を使うと思うのですが、特に年末年始はご自宅に他のご家族がいらっしゃったりすると、他の方が同じネットワーク使ったりすることがあると思います。
そうすると、やはり1つのネットワーク環境を分けて使うことになるので、もしかしたらいつもよりちょっと弱めになってしまう可能性もあります。
自分が主催者の時にZoomが落ちてしまうのは、やはり御法度です。
その辺りはご家族とかのご協力もいただきながら、違うネットワーク環境を使ってもらうとか、自分自身が安定してネットワーク環境を使えることをまず確認をしておきましょう。
それから外付けの機器ですが、今はパソコンにカメラとかスピーカー、マイクが全て内蔵されていますので、なしでも大丈夫です。
ただ、やはりより良い環境で使っていくために、外付けで色々なカメラをつけたり、スピーカーをつけたりする方も多いです。
そういうものがきちんと揃っているかどうかも念のために確認をしておきましょう。
ちなみに私は写りのいいカメラやイヤホンマイクもつけていますし、ライトもビカビカに当てています。
たくさんZoomミーティングをやると、色々なものを使いたくなってしまうのですが、きちんと準備できているのかを事前に確認しておきましょう。
そしてマイク・ビデオの確認です。
先ほど機材の確認というお話をしたのですが、この機材が整った上で、きちんとZoomの方で使えるのかを最終確認しておきましょう。
マイク・ビデオの確認をするには、アプリ設定（起動画面右上の歯車の形のマーク）をクリックします。
ビデオとかオーディオ、つまりオーディオはマイクとスピーカーのことなのですが、これらの状態を確認するところがありますので、是非ここできちんと繋がっているのかどうか、映りはどうか、どんな風に聞こえるのかを確認をしておきましょう。
これはお客様の入室前にしていただくことをお勧めいたします。
お客様がお見えになった後で、例えばスピーカーが聞こえなかったとか、マイクが通らなかったというと、やはり勉強会主催者としては問題になってしまいます。
是非、事前に準備をしておきましょう。
次は会が始まります。
ここでは、まずお部屋を開けるということが必要です。
まずZoomのミーティングを開始するという作業をします。
そしてその後、時間になったら参加者の方が入室して来られるので、「許可」というボタンを押して参加者の方に入っていただきましょう。
そして、プレゼンや画面共有をしながら勉強会を進めることになります。
まず、Zoomのミーティングの開け方です。会場の仕方になります。
先ほど起動画面で、スケジューリングを実際にデモンストレーションでお見せしました。
そこでミーティングを作成すると、時計の下に当日中であれば必ずこのように勉強会が何時からありますよという案内が出ます。
この画面が出たら、「開始」ボタンを押しましょう。これが1番確実です。
もし、これが出ていない場合、上の「ミーティング」というボタンをクリックすると、これまで自分で準備をしたミーティングが一覧で出てきます。
そこの中から当日開催するミーティングを選んで、「開始」ボタンを押すと確実に用意したミーティングを開くことができます。
よくある間違いなのですが、この中の「新規ミーティング」というのを間違って押してしまう方がいらっしゃいます。
ここを押してしまうと、スケジュールしたミーティングではなく全く別の新しいミーティングを作って開くということになってしまいます。
結果的にお客様にお会いすることはできませんので、間違えないようにしましょう。
自分で準備したミーティングを「開始」ボタンで開始する、これで確実に開くというのを心がけてください。
そして参加者の入室です。参加者の方がお見えになられたら、画面上に「誰々さんが待機室に入室しました」という案内が出ます。
待機室を使っていれば、いきなり部屋にいらっしゃることはありませんので、待機室にお見えになったら「許可」というボタンを押して入れてあげるという操作が必要になります。
1つ注意点なのですが、今はスマートフォンやタブレットでご入室の方が非常に多いです。
そうしますと、私がお誘いした⚫️⚫️さんではなくて、例えばiPhoneさんみたいな名前でお入りになる方とかも結構いらっしゃいます。
案内を差し上げる時点で、「ご自身の名前で入室してくださいね」ということを一言添えてあげると、iPhoneさんが入ってきて誰かわからないことが防げます。
これを1つポイントとして覚えておいていただけるといいかなと思います。
そして会が始まったら、プレゼンや画面共有をすることになります。
Zoom/画面共有の仕方をまず2つ覚えよう
ここでは画面共有についてお伝えをします。
画面共有にはポイントがあります。
例えば、まず当日見せたいスライド資料や写真などはあらかじめ立ち上げておくようにしましょう。
そうすると画面共有をする時にもスムーズに進めることができますので、お勧めです。
それからご自身のパソコンの画面の全部を共有するということもあるかもしれません。
そうなった時に、デスクトップにアイコンがいっぱい並んでいたり、並んでいるアイコンの中にお客様の名前が載っていたりすると、やはり問題になってしまので、デスクトップは極力片付けておくようにしましょう。
見えているものが全て共有されるのでご注意ください。
画面共有の仕方は、Zoomの画面下の「画面共有」という緑色のボタンをクリックして、画面共有するものを選んでいただくことになります。
初心者さんは、2つ覚えておいていただければと思います。
「基本」の中にある左上の画面、これは皆さんが見えている画面そのままがお客様に共有されるというものになります。
この方法か、もしくは立ち上げておいたアプリケーションで、例えばPowerPointやYouTubeとかをクリックして、右下の「共有」ボタンを押せば、それだけが画面共有できます。
初心者さんは、まずはこの2つを覚えておくとよろしいかと思います。
他にも色々な共有のやり方があります。
例えば、私は今スライド資料の一部をお見せしているのですが、こういった形で画面上の一部分だけを共有するやり方も実はあります。
「詳細」というタブの中に「画面の一部分」というのがあるので、この方法を使って私は本日共有をさせていただいています。
ただちょっと操作に一工夫必要だったりするので、初心者さんは先ほどの2つのやり方を覚えておいていただければがいいかなと思います。
後々ゆっくり時間がある方や、応用的にもっとかっこよく見せたいという方は、一部分の共有にも是非チャレンジしていただければと思います。
画面共有ができましたら、「プレビューの画面」というのが最近Zoomの機能の1つに加わり、ここでどんな風にお相手様に見せているのかというのが確認できるようになりました。
ここもヒントにしながら、お客様にどんな画面を見せているのかを確認をしながら進めていただけると良いですね。
画面共有を終了する時は、横の「共有の停止」という赤いボタンを押します。
ここまでが画面共有のやり方になります。
Zoom/レコーディングの注意点
続いてはレコーディングです。
このレコーディングをうっかり忘れてしまうと、後からは取り返すことはできません。
当日しかレコーディングはできないので、特別な場合を除いては忘れずにレコーディングボタンを押すというのを心がけておきましょう。
レコーディングのやり方は2つあります。
「このコンピュータにレコーディング」というやり方と、「クラウドにレコーディング」というのがあります。
ちなみにクラウドレコーディングというのは、有料版を使っている方限定の機能になります。
矢印がついているところをクリックすると、レコーディングが開始され、停止ボタンを押さない限りは、ミーティングの終了までそのままレコーディングされます。
このコンピュータレコーディングとクラウドレコーディングについてですが、コンピュータレコーディングはパソコンに録画データが届くという形式です。
クラウドレコーディングは、クラウドと言うZoomのサーバー上にデータを保存する領域というのがあり、そのクラウドに録画データが保存されるという形式です。
ミーティングが終了したら、コンピュータレコーディングについては、通常ですとドキュメントというフォルダの中にZoomというフォルダができ、そこに保存されることになります。
またクラウドレコーディングの場合は、Zoomのウェブサイトにアクセスしていただいて、サインインします。
ご覧いただいているような画面の中の「レコーディング」というところを押すと、レコーディングデータが入っていますのでいつでも取り出せます。
Zoomを終了するには、右下の「終了」というボタンをクリックします。
レコーディングデータは、データそのものをメールとか色々な方法で送るやり方もあるのですが、ただ録画データは結構容量が大きくて重たいのです。
そのためメールでそのまま添付で送るとなると、かなり時間がかかったり、あるいは送れないことも出てきます。
その場合にはYouTubeにアップして、そのYouTubeのリンクでお渡しするという方法もあります。
今日はその説明は割愛をさせていただきますが、そういう方法があるということを覚えておいていただければと思います。
まとめ
ここまでZoomミーティングを開催する全体像をお伝えしてまいりました。
まとめになりますが、主催者がやることは、
1番：スケジューリング
2番：招待リンクを送信
3番：開始前の準備
4番：プレゼン・画面共有
5番：レコーディング
これがZoomミーティング、またZoom勉強会を主催する基本の流れ、全体像になります。
是非この全体像を掴んでご自身で主催する会をしっかりやっていただければと思います。
また開始前には是非練習をされることをお勧めいたします。
Zoomの操作がもたついていると、やはり参加者さんにとっても大丈夫かなとか心配になられるケースもあります。
逆にスムーズにサクサク操作ができると信頼感が上がりますので、是非練習をしていただいて、スムーズに作業ができるようにされることをお勧めいたします。
また、主催者の方はパソコンで実施されると思いますが、参加者の方はパソコンとは限りません。
最近は、スマートフォンとかタブレットで入室される方が非常に多いので、そういう方々がきちんと参加ができるのか入室ができるのかというところまで案内ができることも結構大事な要素になります。
是非、ご自身のスマホやタブレットにもZoomのアプリケーションを入れて、そして参加者として入室させる参加させるという作業をやってみてください。
その操作とか見え方とかを体験しておくと、将来的に絶対に財産になりますので、よろしいかと思います。
練習のお話をしましたが、先ほどお伝えした通りパソコンでミーティングを開催して、自分のスマートフォンやタブレットで参加して1人で練習が可能なのもZoomの良さです。
ただ、自分が普段よく使っている機材で1人で練習するのと、仲間と練習するのは、またちょっと違ったりします。
全く使ったことがない機材で仲間に参加してもらって、例えば入れないとか見えにくいなどの意見をもらったり、小さい失敗体験というのも後々大きな学びになったり財産になったりしますので、是非、仲間との練習もやってみてください。
本日は、Zoom勉強会の開催の全体像ということでお伝えしてまいりました。
