今日は、Zoomの最新の注釈ツールについてご紹介いたします。
まずは、Zoomの更新バージョンが最新になっているかを確認していきます。
Zoomを立ち上げてすぐに出てくる起動画面の右上から更新をチェックをクリックします。
そうすると、最新の場合「最新の状態を保っています」と表示されます。
もし最新でない場合は、更新の案内が出ますので更新してください。
ガイドに従ってボタンを押していくだけで、自動的に始まりますので、難しい作業ではないかと思います。
通信環境によりますが、時間で言うと3分から5分、長くても10分ぐらいで終わるかと思います。
Zoomを使う前には、必ず最新バージョンにするということを覚えておいてください。
Zoom/注釈ツールとは？
皆さんは、注釈ツールを使っていますか？
今、Zoomを使う機会が多いかと思います。また、これからオンラインでお仕事をされていく方にとって、やはりZoomとは欠かせない存在です。
Zoomで勉強会やミーティング、それから商談やサービス提供などをされる際に、Zoomの中でスライド資料を見せたり、パソコンの中身を共有してお話になる機会がたくさんあると思います。
その際に「ここですよ」と指し示す時、例えばマウスの小さい白い矢印をくるくる回しながら、「ここだよ」と一生懸命指しても意外と分かりにくかったりします。
私もかつてよくやっていました。一生懸命マウスを回しながら、お伝えしてもなかなか伝わらないので、結局、右向きとか左向きとか言いながら説明するみたいなことを以前はやっていました。
しかし、Zoomの注釈の機能を覚えたことによって、くるくる回したり右、左などの説明がいらなくなりました。
しっかりペンで書いたり、図を出したりしてきちんと指し示すことができるようになったので、お互いすっきりと気持ちよくコミュニケーションが取れるようになったのです。
そのためには、やはり注釈ツールの活用が必要です。
では、注釈ツールにはどんなものがあるのか見ていきましょう。
Zoom/ホスト（画面共有者）の注釈ツールバーの出し方
まずは、注釈ツールバーの出し方から説明します。
画面共有者の場合、まずは画面共有を開始します。
そうするとフローティングメニューと言いますが、共有している画面の上にさらにメニューが表示されるようになっています。
その中の「注釈」というボタンをクリックすると、注釈ツールバーが表示されます。
画面の左側に縦に表示されるのが通常です。
しかし、左側にあるとどうしても使いづらいケースが出てきます。
その際には、右端に寄せたり、上に寄せたり、下に寄せたり、あるいは好きな場所に置いたりということも可能です。
上下に置いた場合、表示が横向きになるように調整されます。
このツールバーには、いろいろな機能がたくさん入っています。
最初に出てくるアイコンだけで13種類あります。
そして、その中にもさまざまな機能が入っています。
結構楽しい機能がたくさんあるので、ぜひ皆さんもZoomを使う時、実際に開いて、どんなものがあるのかを楽しみながら使ってみると良いと思います。
それでは、ここから私のZoomの画面と、パソコン画面全体を共有します。
私のフローティングメニューは、現在、下の方に出ています。
下にある「注釈」をクリックします。
注釈ツールバーが左側に出てきました。
それを右端に寄せたい場合、注釈ツールバーの本体を左クリックで掴んで右側に移動させます。
画面の右側が青くなります。こちらに寄せますというサインになります。
右側に持ってきたら、マウスの左クリックを離すと右側にしっかりと固定されます。
上に持っていきたい時は、また左クリックで掴みながら上に持っていきます。そうすると画面の上部が青くなり、ここで左クリックを離すと、横向きに固定されます。
Zoom/注釈ツールバーの各機能
それでは、注釈ツールバーの各機能について説明していきます。
まず、一番上にあるのは「マウスマーク」です。
これは、注釈ツールをオフにして、マウスとして使用したい時に使います。
その下には「選択ボタン」があります。
これは書いた内容を移動させたり、サイズを調整したりする時に使用します。
その下には「テキストボタン」があります。これで、画面上に文字を書くことができます。
その下には鉛筆マークの「描画ボタン」があります。こちらには機能がたくさん入っており、ペンの種類も増えました。以前はノーマルなペンと、バニシングペン（消えるタイプのペン）がありました。
名前の変更と共に、機能が増えました。
今選択しているのは、通常のペンです。
ペンは、こんな感じで好きなようにフリーハンドで書けるものです。
そして、消えるペンは非常に便利で、私はよく使っています。
消えるペンでちょっと書いてみましょう。
今、ふわっと消えたのが分かりますか？
今私は消えるペンで、書き込みをしたのですが、ふわっと消してくれるんです。
これを使うと何がいいかと言うと、例えばスライド資料を見せた時、1ページ、2ページと進んでいくに従って、通常のペンだと画面上に乗ったままになってしまうんです。
最初に書いたこのペンの、くるくるという線は、残ったままになってます。このようにスライドのページが進んでも、そのまま残り続けてしまいます。
そうすると、指しているところが違ってきてしまいます。
でもこの消えるペンを使うと、一定の時間で、ふわっと消えてくれるので、わざわざ消さなくてもよく、すごく便利な機能です。
それから新しく蛍光ペンができました。
蛍光ペンは、例えば書いた文字を、「これだよ」と、ちょっと透けたような線で指し示すようなペンになっています。
それから、もう1つ面白いのが、スマートペンです。
ペンの上に、丸い光っているようなマークがあります。
フリーハンドで丸って書きにくいですよね。しかしスマートペンを使うと、フリーハンドで書いたものを綺麗な形に整えてくれるんです。
私もフリーハンドは、あまり得意分野でなかったのですが、これを使うと綺麗に整えてくれるので、ちょっと自信が持てました。
ペンは4種類あり、ペンの太さも色々変更ができます。
また、あらかじめ線だけではなく形にしてくれているものもあります。
例えば、画面共有のボタンは「ここですよ」と、退出の時は、「このボタンを押してくださいね」と、
四角で囲うこともできちゃいます。
今、枠だけの四角で書きましたが、ちょっと透けたような四角やしっかり色が塗ってある四角が書けたりもできます。
色々、使い分けていただけるといいと思います。
次は、スタンプです。
✔️（チェック）のようなマークがあります。これがスタンプの印です。
スタンプも色々あり、➡️（矢印）が押せたり、×（バツ）とか、★（星印）、❤️（ハート）とか、？（はてな）もつけることができます。
次は、スポットライトです。
スポットライトは2種類あります。
上のスポットライトは、場所を示すのにマウスを光らせてくれるものです。
リアルで言うと、レーザーポインターのようなものでしょうか。
これで、「ここに時間の表示が出ますよ」と、マウスをくるくるするだけでは見えづらかったものが、マウスの先を光らせてくれるので分かりやすい機能です。
それから、その下はマウスの矢印の代わりに、少し大きめの見えやすい矢印をつけてくれます。
マウスをクリックすると、その場で印をつけてくれるので、これも場所を指し示すのに非常に便利です。
次は、消しゴムです。
これは、書いたものを単発で消すものになります。
1個1個消すことができますので、ちょっとこれはいらなかったという時に、パッと消すことが可能です。
それから、消しゴムの下には色というボタンがあります。
この色は、文字とか線とかをいろんな色に変更できます。
テキストや描画を選択した上で、この色のボタンを押します。
現在ブルーになっていますが、赤い文字にしたり、黄色にしたり、緑にしたり好きな色を設定できます。
また、フォントの下には、文字を太字にしたり、斜体にしたり、文字のサイズを変えたりすることもできます。
小さい文字から大きい文字まで設定ができますので、ぜひこちらも有効活用していきましょう。
ペンについても同様です。ペンの色を変えたい時は、ペンを選んで色のボタンで変更が可能です。
スタンプは色の変更が効きません。テキストと描画、ペンについては、色の変更ができると覚えておいていただければと思います。
その下にある矢印がくるっと左側に向いてるものは、元に戻すボタンです。これを押すと、書いたものとか消したものを1個前の状態に戻してくれます。
その戻したものをもう1回元の状態に戻す、進めるという時には、その下にやり直しボタンというのもありますので、ご安心ください。
その下のゴミ箱の形のマークは消去のボタンです。
ホストに関しては3種類あります。
「すべてのドローイングを消去」これは書いたものを全部消す、私も参加者の皆さんのものも全部消せるということです。
それから「マイドローイングを消去」こちらは私が書いたものを消せるという機能です。
それから「ビューアーのドローイングを消去」これは私ではなく相手、見てる方が書いてくれた分を消すというものになります。
では、私のものを消してみましょう。一気に消えました。
やはり消したくなかったという時は、また元に戻すボタンを押していくと、1つずつ戻っていくことが可能です。
そして、一気に全部消したいという時は、すべてのドローイングを消去を押すと、自分のものも相手のものも全て真っさらの状態に戻せるということになります。
その下には保存ボタンがあります。
保存ボタンは、書いたものをデータとして保存するという機能になっています。
現在、Zoomの方では2種類のデータ形式、PNG形式とPDFの形式で保存をすることができます。
Zoomのレコーディングをしたデータが入る場所と同じです。
Windowsで言うと、ドキュメントの中のZoomというフォルダーの中に、本日のミーティング用のフォルダーが自動的に出来上がって、その中に保存ができます。
それから、その下に3本線が書いてあります。ここは「詳細ボタン」です。
ここを押すと、「ツールバーをドック」という文字が出てきます。
これも新しい機能の1つなんですが、注釈ツールバーの置き場所についてになります。
この「ツールバーをドック」にチェックを入れておくと、画面の左右、それから上下の端に、このツールバーをドックしてくれる、つまり寄せておさめてくれるというものになります。
現在このチェックがついてる状態なので、このツールバーを左クリックで掴みながら移動するだけで、右端に寄せてくれたり上に寄せてくれます。
しかし端ではなくて真ん中に置きたいという時には、「詳細ボタン」を押して「ツールバーをドック」のチェックを外しましょう。
そうすると好きな場所に置けます。
今、「ツールバーをドック」を外しましたので、横向きのツールバーになっていますが、やはり縦に変えたいという時には、一旦「ツールバーをドック」を押して左側に寄せましょう。
そうすると縦になりますから、この状態で「ツールバーをドック」を外すと縦がキープできます。
最後に、注釈をもう使わない時は、×ボタンで閉じて終わりましょう。
ここまでが画面共有をするもの、それからホストの注釈ツールバーについての説明でした。
Zoom/参加者の注釈ツールバーの出し方
ここからは参加者のツールバーについて説明をしていきたいと思います。
この注釈ツールというのは、ホスト側だけではなくて、参加者の方にも使っていただける機能になっています。
例えば、私が画面共有をして、相手の方にそこに何か書き込みをしてもらったり、場所を示してもらったりする機会も結構あります。
そのような時、参加者にも積極的に注釈ツールを使っていただきたいと思います。
そして、説明ができるようになっておくと、さらに良いです。
参加者の注釈ツールバーの出し方は少し変わります。
画面共有をしている状態で見ている方は、上の方に「⚫︎⚫︎さんの画面を表示しています」という緑色の案内が出ます。
そして、その横の「ビューオプション」というマークをクリックします。
そうするとメニューが表示されて、その中に「注釈」がありますので、そちらをクリックしましょう。
また、画面の左側に、最近ペンの形のマークも出るようになりました。
これは注釈ボタンですので、ここをワンクリックするだけで、参加者の皆さんにも注釈ツールを出していただけるようになっています。
共有しているホストとは少し違うところがあります。
例えば、ホストの方の注釈ツールにあった「選択ボタン」と「矢印」（スポットライト）がありません。
それから、「消去のボタン」も、参加者は自分の書き込みだけが消せて、他のは消せないようになっています。
これは、Zoomの運営上の安全面をキープするために、このような機能になっています。
皆さん、この注釈ツールを使っていただけるので、オンラインでのお仕事やミーティングの時に、どんどんお互いに円滑なコミュニケーションをするために使っていただきたいです。
Zoom/ホワイトボードを活用してみよう！
それから、Zoomにはホワイトボードという楽しい機能があります。
白いボードを表示させて、共有側のホスト側も、参加者側も参加をして、みんなで一斉に書き込みができるという楽しいツールです。
みんなで書き込みをして楽しみ会をしたり、お仕事でブレインストーミングをしたり、色々な意見を出したりするのに、このホワイトボードも有効活用できるので、ぜひ覚えていただきたい機能の1つです。
それでは今日は、受講生、卒業生、講師の皆さんにたくさん参加していただいているので、ホワイトボードへの書き込みをみんなでやっていきたいと思います。
最初は、「どんなペンがあるかな？」「どんな風に変えたらうまく書けるかな？」と結構迷うものなのですが、練習していくと書き込みが上手になっていきます。
では、今日は秋の味覚というお題で書いてみましょう。
文字で書いても、ペンでフリーハンドで絵を書いてもいいです。
丸や四角も元々準備されてるものがありますから、それを使って絵や図を書いてもいいです。
注釈の機能も、どんどん使うことによって操作が滑らかになっていきます。
そして、使えば使うほど機能も深く理解していけるので、お客様やお相手の方に色々アドバイスができたり、操作のご案内ができるようになります。
皆さん、絵が上手ですね。
柿の絵、栗の絵、芋の絵、キノコ、文字でも入力してくださってますね。松茸、ブドウ、秋ですね。
スタンプも使っています。皆さん、ささっと上手に書き込みしてくださっています。
画面が秋の味覚でいっぱいになって、だんだんとお腹が空いてきましたね。
Zoomでは、こういう楽しい機能も使いながら、皆さんと円滑にコミュニケーションができます。
そして、このように円滑にコミュニケーションができるようになるためにも、やはりZoomをどんどん使っていく必要があるなと思います。
ぜひ、この注釈ツールでお客様と楽しんでいただいたり、お仕事で使う際には、きちんと場所を指し示して、お客様に気持ちを伝える、それからいいサービス提供をするためにも、どんどん使っていただきたいなと思います。
まとめ
Zoomは、今回の更新で注釈ツールが新しくなりました。
この後もきっとどんどん更新されて新しい機能が追加されていくと思います。
Zoomは使い続ける方が、機能もきちんと覚えられますし、自分でマスターできますし、どんどん滑らかに使えるようになっていきますから、楽しんでいただきたいです。
今日は、注釈ツールについてご紹介をしました。
ありがとうございました。
