今日は、Zoomの待機室のカスタマイズについて勉強していきます。
カスタマイズができると色々な活用ができますので、今日学んでいただきましたら、ぜひ早速皆さんにも待機室のカスタマイズをやってみていただきたいと思います。
Zoom/待機室とは？
まずは、待機室とは何なのか？Zoomには待機室が標準で装備されています。
参加者の方に一旦お入りいただく部屋が待機室になります。
皆さんも色々なZoomでのセミナーとかに参加されたことがあると思います。
自分が入った待機室が何も演出とか整えられていない、ただの部屋なのか。
もしくは、きちんとそのセミナーに合ったご案内が載っていたり、そのセミナーの楽しさとかが前もって分かるような演出がされているのか。
例えば、主催者の会社のロゴマークとか写真とかが載っていて、自分がこの方のセミナーに来たと分かるような部屋になっているのか。
そういうきちんと整えられた部屋になっているのかで、全然違うと思います。
入ってきた瞬間から、もう印象が違います。
これは演出と言いますか、待機室はやはりきちんと整えておいた方が絶対にプラスです。
Zoom/いいこといっぱい！待機室を活用しよう
今日は待機室を整えたら、どのようになるのか、実際の操作や待機室のカスタマイズについて、「いいこといっぱい！待機室を活用しよう」ということで、お話ししていきます。
待機室とは、Zoomミーティングに入る前に参加者の方が待機できる場所です。
先ほどお伝えした通り、待機室をカスタマイズしたり、演出したりしない場合は、こんな部屋になっています。
どの方の部屋に行っても、多分この画像です。
実際に入ってみて、もちろんZoomのミーティングに参加するので、Zoomと表示が出ているのも安心材料の1つではあると思います。
ただ、きちんと自分が予定していたZoomに入ったことが、パッと見ても分かりにくいかもしれません。
こんな時にこの青い画面が、もうちょっと分かりやすくなっていたらいいですよね。
実際にこの後、待機室でどんな演出ができるのかお話をしたいと思いますので、楽しみにしていてください。
では、まずは待機室を使うメリットです。待機室があると、どんなどんないいことがあるのか。
1つ目、不意な参加者の入室を管理したり制限することができます。
いきなりZoomの本番用の部屋に入ってくるのではなく、一旦待機室に入っていただける。
そしてそこに入られた方のお名前とかが、きちんと出るようになっているので、そうするとどなたが来られたのかが前もって分かります。
それを見て、ミーティングルームに参加していただくのか、いただかないのかの管理もできるので、やはり一旦入っていただく待機室はあった方がいいと思います。セキュリティ上もいいですよね。
それから参加者の方にとっては、ちょっと早めに入っても大丈夫です。予定時刻より前に入室して、待機室で待つことができます。これも安心材料の1つになります。
時間ぴったりではないと入れませんという部屋は、今はなかなかないとは思いますが、そういうルールになっていると時間管理も大変です。
また、いきなりだときちんと入れるのか心配もあると思うので、前もって準備してゆっくり落ち着いて入室まで待つことができる部屋があるのは、やはりいいですよね。
それから、参加者の入退室をコントロールできます。
一旦待機室でお待ちいただいて、そして入っていただくことができるので、主催者としてもコントロールができるという点では、セキュリティ上もいいですし、管理も色々しやすいということになります。
また、逆に一旦お入りいただいたお客様をもう一度待機室の方に戻っていただくことも操作上可能なのです。
そのようなコントロールをすることによって、セミナーの雰囲気をキープしたり、また次の時間のご予約のお客様に一旦待機室に戻っていただくこともできますから、有効活用をすることができます。
それでは実際に、Zoomを使って主催者になった場合、待機室に人を入出させる方法についてお伝えいたします。
1つ目は、お入りになられたという案内が画面の上の方に出るようになっていますので、参加者の方が入室をされた時点で判断をして、許可ボタンを押すというやり方です。
2つ目は、右側に参加者の一覧を表示させておいて、そこに待機室の方が次々に入ってこられますので、一覧で1人ずつ確認しながら1人ずつ参加の許可を出していくという方法です。
3つ目は、待機室の中に2〜3人であれば1人ずつの許可も可能なのですが、10人や20人いらっしゃったら、なかなか1人ずつ許可を出すのが大変だと思います。
そのような時には、一覧で確認をした上で、一斉に全員の許可を出す方法もあります。
複数人数の方が参加されるセミナーなどを開催する場合には、この方法が1番楽だと思います。
ぜひ皆さんも練習をしていただいて、テンポよく許可を出してスムーズに入室をしていただくことができるようになっておきましょう。
そして先ほど少し触れましたが、一旦入っていただいたお客様を待機室に戻すことも可能です。
参加者の一覧の中で、該当の方のお名前のところで右クリックをする、もしくは「・・・」を押していただくとメニューが出てきます。
その中に「待機室に戻す」という表示がありますので、そこを押すと一旦入室いただいた方も待機室にお帰りいただくことが可能です。
ぜひこれも便利に使っていただければと思います。
ここまで、待機室とは何？というところから、実際に待機からミーティングルームに入っていただく方法をお伝えいたしました。
Zoom/待機室は演出が可能
それでは冒頭の話に戻りますが、お客様が一旦お入りになってお待ちになる部屋は、どんな部屋がいいのか。
どちらの待機室が魅力的でしょうか？
例えば、先ほどもお見せした標準のスタイル。何も加工していなければ、この部屋になります。
もちろん、これではダメということではありません。
しかし、もう1つお見せする部屋は別の演出をしております。
「カメラはONでマイクはOFFでご入室ください」という案内が出ています。
これからの季節らしい可愛い雰囲気に整えているのですが、どちらの部屋に入ってきたら印象がいいですか？
個人の好みも、もちろんあると思いますが、ワクワクの気持ちとか、あたたかい気持ちとか、女性らしい雰囲気とか、そういうのを求める方であれば、やはりこちらの方が、そのセミナーらしい雰囲気が前もって伝わってくるのでいいのではないかと思います。
これは、例えば映画館のロビーなども似ていると思います。映画館に行くとチケットを渡す前のロビーがありますよね。皆さんロビーで多分時間までお待ちになると思います。
そうすると、そこでは今から始まる映画の頭の部分とかの映像が流れてきて、「わあ、今からこの映画を見るんだ、楽しみ」とか、
あるいは、その映画を見るにあたってのお客様向けのルール、お願い事項みたいなものが看板に出ていたりとか、
あるいは、横の方にお店とかがあって、そこでちょっとお買い物をしたいとか、
その映画館のLINE登録をしておこうとか、
そのような時間を楽しく過ごされるのではないでしょうか。
そういう部屋だと思ってください。
そのように、皆さんがこれからのセミナーやミーティングに対して、良い気持ちで入っていくための演出を、この待機室ですることができます。
この待機室は素敵にカスタマイズできますので、ぜひ皆さんもこの後やってみてくださいね。
では、待機室で実際にどんなことができるのかをご紹介していきたいと思います。
まずはセミナーの雰囲気作りです。
映画館の例を出しましたが、これから始まる映画のワクワク感とか勢いとか面白さとか、映画館のロビーでそういったものが伝わってくるのですが、待機室でもセミナーの雰囲気作りはできます。
実際にセミナールームに入っていただく前段階で、その雰囲気をすでに作っておくことができるんです。
それから、主催者のブランド力アップ、そして差別化です。
Zoomの標準のお部屋でも、もちろんいいのです。Zoomの部屋だと必ず分かります。
しかし、せっかくなら主催する私のことを知って欲しいですよね。
主催者として考えると、やはり私のロゴマークを出してみるとか、私の写真を出すとか、そういったことも方法の1つになると思います。
そうすると、「おや、ここの待機室はなんかちょっと違うな」とか、「ここって雰囲気がとってもいいな」など、そういうところでブランド力が上がったり、また他の業者さんとの差別化も、もちろん可能です。
それから、ご案内を流して時短につなげることもできます。
実際にセミナールームに入っていただいて、その日の参加のルールとか案内をセミナーが始まってからするのではなく、前もってやっておけばその分時短になりますし、お客様にとっても操作をスムーズにやっていただけると思います。
そのため、前もってお渡しできる情報は、ここでお渡ししておくと時短に繋がります。
それから、待機室は意外と待つ時間があることが多いです。
その時間を活用して、例えば私のLINE登録をしてもらうとか、チャンネル登録をしてもらうとか、そういったことも待機室でやっていただくことができます。
待機室は、結局セミナーが始まる前なので、静かに座って待つだけなんですよね。
お茶を持ってくるとか、そういう準備はできますが、基本的には座って待つ時間になります。
その時間を絶対に有効活用できますので、ぜひやっていただければと思います。
Zoom/待機室の演出事例
では、いくつか事例をお見せしたいと思います。
例えば私の場合、Zoomの待機室に自分で作っているロゴマークを設置しています。
これがあるだけで結構褒められます。「他の人のZoomの部屋とちょっと違うと思った」みたいに、お褒めの言葉をいただけることも結構あります。
ちょっとしたことですが、このような形で川嶋の部屋に来てくださったことをここできちんとお伝えできます。
そして、お迎えの文章も書いています。
「本日はありがとうございます」と、ちょっと一言添えさせてもらっています。
これでも実際にお会いする前から、色々な気持ちを伝えることができますよね。
それから、一級のZoom使い方講師養成講座に参加している受講生の待機室を紹介します。
こちらの可愛い画像は、動画になっていて、イルカがチャパンチャパンチャパンと飛びます。
ハワイのロミロミのセラピストということで、お仕事の雰囲気がすごく伝わってくる優しい可愛い雰囲気の動画です。
続いて、CANVAでご自身が作られた会社のロゴマークを使った動画です。
これは音も入っているバージョンです。始まる前から心がすごくクリアになるような気持ちのいい音楽が流れてきたら、とってもいいですよね。
それから先ほど少しご紹介したのですが、こちらは一級のZoom使い方講師養成講座の講座の前の待機室で使っている画像になります。
ここできちんと、この後のセミナーのルールをご紹介をしています。他にも、動画のバージョンも準備をしています。
また、これは私が見本で作ったものです。
これは、この日何のセミナーに来たのかがきちんと分かるような画像で、こういったものもセットすることが可能です。
ただZoomと書いてある部屋よりも、やはり誰の何のセミナーに来たのかが待機の時点でしっかり分かるのでいいですよね。
それから、待機室の時間活用ということで、ここではYouTubeのチャンネル登録を促すようなQRコードとかを貼っています。
どうしても2〜3分の待ち時間が発生することがありますので、ぜひその時間を使って、QRコードをちゃっかり載せています。
人はQRコードを見ると、どうしても読みたくなりませんか？
皆さん、ついつい何だろう？と読ませてみたくなるのが心理だと思うんです。
そういうのをこの待機室の時間にやっていただけると、お互いにいい時間になると思います。
事例を色々お見せしてまいりましたが、画像自体はCANVAとか色々な画像の作成ソフトで簡単に作ることができます。
特にCANVAはテンプレートがたくさん用意されているので、それを上手に使いながら、自分流にアレンジしていただければ、画像や動画の準備は十分できます。
Zoom/待機室のカスタマイズ方法
それでは、作成したものをどのように待機室に組み込んでいくのかについて、お話をしたいと思います。
こちらは、Zoomのウェブサイトです。
待機室のカスタマイズの設定は、このZoomのウェブサイトから行います。
まずは、このZoomのウェブサイトにサインインしましょう。
右上にサインインが必ず出るようになっていますので、そこをクリックしましょう。
そしてサインが済みましたら、左側のメニューの中の「設定」をクリックし、自分が使っているZoomの設定のページに進みます。
この待機室のカスタマイズができるのは、Zoomの有料版を使っている方のみになります。
無料版の方は待機室は使えるのですが、カスタマイズができないので、ここだけはご了承いただければと思います。
私はZoomの有料版（プロ版）を使っていますので、待機室のカスタマイズを実際に動かすことが可能です。
ページの少し下に進んだところに、待機室が出てきます。そしてそのすぐ下に待機室のオプションがあり、そこに「待機室をカスタマイズ」があります。
ここが実際に先ほどの画像や動画を組み込んでいく場所になります。
「待機室のカスタマイズ」をクリックすると、「待機室をカスタマイズ」という少し小さいウィンドウが出てきます。
標準では、「デフォルト画面」で、青い画面になっています。この青いところを自分で作った画像や動画に差し替えていきたいと思います。
色々な方法があるのですが、まずは「ロゴと説明」です。ロゴというのは、画面に対して少し小さめの画像が載せられるというものになります。
このロゴと書いてあるところをクリックをすると、自分のパソコンの中から画像が選べるようになっています。
この中に自分の作った好きな画像とかをセットしておいて、ここで選んで開くボタンを押せばセットをすることが可能です。
他にもビデオがあります。ビデオは動画のことです。
ここも簡単に組み込みができます。ビデオと書いてある下の「ビデオをアップロード」をクリックします。
そうすると、先ほど同様に、パソコンのフォルダーが立ち上がってきますので、そこから動画を選ぶことができます。
選択して右下の開くをクリックします。そうすると動画をセットすることができます。
それから、画像です。
ロゴというところで説明をさせていただいたのは、パソコン画面全体に対して、小さなマークを置くというものです。
しかし、この画像というのは、パソコン画面に対して大きく表示させる画像のことを言います。
こちらも「画像をアップロード」をクリックし、好きな画像を選んで開くをクリックします。
そうするとプレビューが右側に出ますので、確認をした上で保存する際には左下の保存ボタンをクリックすると、次回からはこちらで反映されます。
画像と動画のセットの仕方についてお伝えをしました。それぞれ、動画も画像もファイルのサイズがあり、あらかじめこのサイズまでにしてくださいというルールがあります。
例えばロゴマークであれば、その下に「最大1MBのJPG、PNG、またはGIFファイル」とか、ルールが書いていますので、このルールに従って、画像とか動画の準備をしていただいて、先ほどの方法でセットをしていただければと思います。
ビデオの場合は最大30MB、画像の場合は最大1MBとなっていますので、ここにご注意ください。
超えてしまうとアップロードできませんので、作る際にも少し注意いただければと思います。
それから、上のところにタイトルがあります。このタイトルにもお好きなメッセージを入れることができます。
ここを変更すると、この画像の場合は赤丸で囲ったところに反映されます。
ここにお好きな文章を入れて、保存ボタンを押すと、ここのメッセージも随時変更ができますので、上手に使っていただけると良いと思います。
今のはパソコンの場合の見え方です。最近はスマートフォンでご参加の方も非常に多いので、スマートフォンでの見え方も合わせて確認されると良いです。
パソコン用に動画や画像を作って、それを実際にスマートフォンで見てみると、もしかしたら字が小さくて見えづらかったりとか、色々なことが出てくるかもしれません。
ぜひ両方のプレビュー画面を確認の上で、保存ボタンを押されるとよろしいかと思います。
こちらが待機室のカスタマイズの方法でした。
操作としては難しくはないと思います。
最終的には1番大事なのは、どんな画像を準備するのか、どんな動画を準備するのかだと思いますので、ぜひ皆さんも色々作って設定してみてください。
そして、参加された方に待機室の感想を色々もらって改善をしていただいて、皆さんらしい待機室をどんどん作っていかれたらと思います。
また、QRコードを載せるお話をしましたが、CANVAでもQRコードを簡単に発行することができます。
CANVAにもマーケティング要素がどんどん搭載されているので、上手に使っていただきながら、待機室でご自身とお客様の心を繋ぐような良い待機室をどんどん作っていっていただければと思います。
これから待機室をどんどん有効に使っていただいて、そして皆さんのお仕事とかに繋がっていっていただければと思います。
まとめ
こういうやり方は、実際に一級の講座の方でもお伝えをしています。また1級の講座の中では、仲間同士で色々なミーティングに入り、いいところをみんなで持ち寄ったり、みんな待機室に色々な演出をされていて、非常に面白いです。
いいところどりで、自分の方にもどんどん反映させていったり、仲間でもどんどん高め合う勉強をやっています。
Zoomの操作とか練習を1人でできるところもたくさんあるのでやっていただいて、そしてちょっと習いたいなとか、詳しく勉強してみたいなという時には、そういう場所もあることを覚えておいていただけるといいかなと思います。
ぜひZoomをお仕事で使っていっていただいて、どんどん楽しんでいただければと思います。
それでは、今日は待機室の活用法をお届けいたしました。
